香港公司的法定秘书公司如何选？

香(xiāng)港是一個(gè)信息极爲(wèi)发达的(de)国际大都市，享有最(zuì)自由的(de)贸易通(tōng)商(shāng)港口，良好的(de)基础设施和健全法(fǎ)律(lǜ)制度，高度的(de)言论自由和人(rén)权保障，给企业家提供了(le)得天独厚的(de)营商(shāng)环境，吸(xī)引了(le)众多内地企业注冊(cè)香(xiāng)港离岸(àn)公(gōng)司(sī)，有不少客户在注冊(cè)香(xiāng)港公(gōng)司(sī)时，选择法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)成爲(wèi)了(le)一大难题，那么如何(hé)选择正规专业的(de)法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)呢？

法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)的(de)定义

公(gōng)司(sī)秘书不同于我(wǒ)们一般所认知，是公(gōng)司(sī)的(de)高级琯(guǎn)理人(rén)员(类似内地的(de)董事局秘书)，确保公(gōng)司(sī)的(de)营运及决策合规合法(fǎ)，并在公(gōng)司(sī)架构更改时通(tōng)知有关当局相关的(de)改变。其(qí)角色功能不仅把企业的(de)琯(guǎn)治效率提高，更可以作爲(wèi)公(gōng)司(sī)以及個(gè)人(rén)跟(gēn)政府间的(de)交(jiāo)流，以及各部门向董事会溝(gōu)通(tōng)的(de)桥梁。

公(gōng)司(sī)秘书在每一间公(gōng)司(sī)扮演着不可或缺的(de)角色。根据香(xiāng)港新《公(gōng)司(sī)条例》，每一间香(xiāng)港公(gōng)司(sī)都必须委任(rèn)公(gōng)司(sī)秘书，而只有一名董事的(de)私人(rén)公(gōng)司(sī)的(de)董事，不得兼任(rèn)该公(gōng)司(sī)的(de)法(fǎ)定秘书香(xiāng)港法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)的(de)任(rèn)职资格

香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书可以是一個(gè)自然人(rén)或一個(gè)法(fǎ)人(rén)团体。若爲(wèi)個(gè)人(rén)，则该人(rén)士必须常住(zhù)于香(xiāng)港;若爲(wèi)法(fǎ)人(rén)团体，该法(fǎ)人(rén)团体必须在香(xiāng)港有注冊(cè)地址或营业地点。香(xiāng)港上市公(gōng)司(sī)对公(gōng)司(sī)秘书的(de)要求较爲(wèi)严格。香(xiāng)港上市公(gōng)司(sī)的(de)秘书必须是個(gè)人(rén)而非法(fǎ)人(rén)团体，而且该人(rén)必须是英国特许秘书及行(xíng)政人(rén)员公(gōng)会香(xiāng)港分(fēn)会会员、律(lǜ)师、大律(lǜ)师或专业会计师，而且在学术及专业资格方面必须得到联合交(jiāo)易所认可，认爲(wèi)其(qí)能力足以履行(xíng)其(qí)职责。

根据香(xiāng)港法(fǎ)例，香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书一职可由董事兼任(rèn)，即具(jù)有双重(zhòng)身份。但是，如果香(xiāng)港公(gōng)司(sī)只有一個(gè)董事，那么该香(xiāng)港公(gōng)司(sī)董事就不允许兼任(rèn)香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书。当一份文(wén)件应由香(xiāng)港公(gōng)司(sī)董事和香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书联合签署时，具(jù)有香(xiāng)港公(gōng)司(sī)董事和香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书双重(zhòng)身份的(de)人(rén)士，只能以香(xiāng)港公(gōng)司(sī)秘书的(de)身份签署。有一点需要注意的(de)是，公(gōng)司(sī)秘书爲(wèi)法(fǎ)人(rén)团体必须（持(chí)有信托或公(gōng)司(sī)服務(wù)提供者牌(pái)照) 担任(rèn)。

法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)的(de)职责

1. 行(xíng)政琯(guǎn)理及纪录更新

公(gōng)司(sī)秘书须妥善备存及整理法(fǎ)例规定的(de)簿冊(cè)和纪录，并须经常更新簿冊(cè)和纪录以确保资料准确。此等簿冊(cè)和纪录包括会议纪录冊(cè)、法(fǎ)定登记冊(cè)、法(fǎ)团印章和帐目簿冊(cè)。您可能须要保留该等簿冊(cè)和纪录达七年或以上。

法(fǎ)例规定的(de)簿冊(cè)和纪录须向公(gōng)司(sī)注冊(cè)处提交(jiāo)适当申报存档及通(tōng)知存放地点，不论是备存于香(xiāng)港的(de)注冊(cè)办事处或另一地点，以便公(gōng)众得知该地点所在。于公(gōng)司(sī)注冊(cè)处存档的(de)纪录，任(rèn)何(hé)人(rén)均可在支付合理费用后，要求查阅成员、董事及秘书登记冊(cè)，并影印该等登记冊(cè)。

2. 准备及申报公(gōng)司(sī)文(wén)件

公(gōng)司(sī)秘书须定期或就公(gōng)司(sī)的(de)架构变更向当局提交(jiāo)公(gōng)司(sī)申报文(wén)件，包括周年申报表、有关董事和高级人(rén)员的(de)资料、法(fǎ)定资本或缴足资本的(de)增加、获通(tōng)过的(de)普通(tōng)决议案和特别决议案等。公(gōng)司(sī)秘书同时须留意该申报文(wén)件的(de)提交(jiāo)期限，以免出现逾期申报的(de)情况出现。

3. 提供意见及合规工作

随着规则和法(fǎ)规的(de)收紧，公(gōng)司(sī)秘书须严谨执行(xíng)合规合法(fǎ)程序，就公(gōng)司(sī)不同的(de)事務(wù)及运作适时提供意见，提醒董事遵守相关法(fǎ)例，如《公(gōng)司(sī)条例》、《商(shāng)业登记条例》和《税務(wù)条例》等，以协助及确保公(gōng)司(sī)营运及决策保持(chí)合规，和确保工作符合公(gōng)司(sī)章程。

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如何(hé)选择正规专业的(de)法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)

1.查看法(fǎ)定秘书公(gōng)司(sī)是否合法(fǎ)持(chí)牌(pái)

据香(xiāng)港公(gōng)司(sī)注冊(cè)处发布的(de)“信托或公(gōng)司(sī)服務(wù)提供者发牌(pái)指引”所示，自2018年3月1日起，任(rèn)何(hé)人(rén)在没有牌(pái)照的(de)情况下在香(xiāng)港经营信托或公(gōng)司(sī)服務(wù)业務(wù)，即属犯罪，一经定罪，可被处罚款 100,000 元及监禁六個(gè)月。

如今市面上承接注冊(cè)香(xiāng)港公(gōng)司(sī)相关业務(wù)的(de)秘书服務(wù)公(gōng)司(sī)都需要持(chí)牌(pái)才能正规合法(fǎ)的(de)运营，但也还有一些无牌(pái)的(de)黑代理，冒充正规秘书公(gōng)司(sī)忽悠客户，可能一时贪图便宜就中了(le)黑代理的(de)陷阱，等香(xiāng)港公(gōng)司(sī)出现问题了(le)，才发现秘书公(gōng)司(sī)也不在了(le)，不知所措，最(zuì)终自己缴纳的(de)罚金，还影响了(le)公(gōng)司(sī)的(de)正常运营，损失惨重(zhòng)；

2.对公(gōng)司(sī)初步了(le)解和溝(gōu)通(tōng)

“专业”对于一家秘书服務(wù)公(gōng)司(sī)而言是非常重(zhòng)要的(de)，同时对客户的(de)选择也是重(zhòng)要考虑因素，如何(hé)去发现选择的(de)这一家是否有专业水准，首先通(tōng)过与业務(wù)人(rén)员的(de)溝(gōu)通(tōng)过程中，有一個(gè)初步的(de)判断，从业務(wù)能力、理解能力、服務(wù)态度等，再者了(le)解公(gōng)司(sī)的(de)综合实力，从经营范围、公(gōng)司(sī)资质、背景实力等，最(zuì)后再做一個(gè)全面的(de)评估，从而选择自己最(zuì)爲(wèi)心仪的(de)优质秘书公(gōng)司(sī)，在往后的(de)服務(wù)过程中，与业務(wù)人(rén)员的(de)溝(gōu)通(tōng)最(zuì)爲(wèi)频繁，因此高质量的(de)服務(wù)也至关重(zhòng)要。

3.千万不要贪图便宜掉入低价陷阱

有些代理抓住(zhù)了(le)人(rén)贪图便宜的(de)心理，利用低价作爲(wèi)诱饵，更多的(de)其(qí)实就是“陷阱”，我(wǒ)们要明白一点，任(rèn)何(hé)事情都是需要花费时间和人(rén)力成本才能做到，许多代理打着低价，吸(xī)引客户的(de)眼球，然后等鱼儿上钩之(zhī)后就不琯(guǎn)不顾了(le)，甚至就憑(píng)空消失了(le)。

4.收费是否透明

正规专业的(de)秘书公(gōng)司(sī)收费透明，不含隐形收费。很多投资人(rén)及企业在选择秘书公(gōng)司(sī)时通(tōng)常将价格作爲(wèi)主要的(de)衡量标准，这就导致很多投资人(rén)被低价吸(xī)引，最(zuì)后却无法(fǎ)得到正规秘书服務(wù)。其(qí)实价格并不是单一标准，投资人(rén)应综合衡量其(qí)它标准。